Okullarda yılın belirli dönemleri etkinliklerle dolar: mezuniyet törenleri, yıl sonu gösterileri, bahar şenlikleri, açık kapı günleri, veli toplantıları ve seminerler. Bu etkinliklerin çoğunda salon kapasitesi sınırlıdır, her öğrencinin kaç misafir getirebileceği bellidir ve kapıda kimin içeri alınacağı önemlidir. Kâğıt davetiyeler, Excel listeleri ve WhatsApp grupları bir noktaya kadar işe yarar; katılımcı sayısı arttıkça kontrol zorlaşır. Bu rehberde okul etkinliklerinde online bilet ve kayıt sistemini nasıl kuracağınızı anlatıyoruz.
Okul Etkinliklerinde Online Kayıt Neden Gerekli?
- Kapasite kontrolü: Kaç kişinin kayıt olduğu anlık görülür; salonun alabileceğinden fazla kişi davet edilmez.
- Güvenlik: İçeri yalnızca kayıtlı ve davetli kişiler alınır. Okul ortamında bu, velilerin en çok önem verdiği konudur.
- Düzenli giriş: QR kodlu davetiye okutularak saniyeler içinde giriş yapılır, kapıda liste karıştırılmaz.
- Kolay iletişim: Kayıtlı velilere program değişikliği ya da hatırlatma tek seferde iletilir.
- Raporlama: Kaç velinin kayıt olduğu ve kaçının geldiği etkinlik sonunda net olarak görülür.
Hangi Okul Etkinliklerinde Kullanılır?
Mezuniyet törenleri
Okul her mezun için kaç misafir hakkı olduğunu belirler ve duyurur. Veli, öğrencinin bilgileriyle kayıt olur ve kendisi ile misafirleri için QR kodlu davetiyeleri alır. Kapıda her davetiye bir kez okutulur.
Yıl sonu gösterileri ve konserler
Salon kapasitesi doluncaya kadar kayıt alınır; kayıt sayısı anlık izlendiği için kapasite dolduğunda kayıt kapatılır. Ücretli gösterilerde ödeme kayıt sırasında kartla alınır.
Açık kapı günleri ve tanıtım etkinlikleri
Aday öğrenci velileri önceden kayıt olur; okul hangi gün, hangi saatte kaç ailenin geleceğini bilir ve rehberlik ekibini buna göre planlar. Kayıt verisi, etkinlik sonrası velilerle iletişim için de değerli bir kaynaktır.
Veli toplantıları ve seminerler
Velinin hangi seminere ya da hangi öğretmen görüşmesine katılacağını seçtiği bir kayıt formu, salonların ve öğretmenlerin zamanının verimli kullanılmasını sağlar. Girişte QR kod okutularak yoklama alınır.
Adım Adım Kurulum
- Etkinliği ve kapasiteyi tanımlayın: Tarih, salon, toplam kapasite ve duyuracağınız öğrenci başına misafir hakkı.
- Kayıt formunu hazırlayın: Veli adı, iletişim bilgisi, öğrencinin adı ve sınıfı gibi gerekli alanlar. Kişisel verilerin işlenmesi için KVKK aydınlatma metni ve onayı ekleyin.
- Davetiye şablonunu hazırlayın: Okulun logosu, etkinlik bilgileri ve QR kodun yer aldığı davetiye e-postayla ve PDF olarak gönderilir.
- Kayıt linkini paylaşın: Okulun veli bilgilendirme kanallarından, e-postayla ya da SMS ile.
- Kapıyı hazırlayın: Görevli öğretmenlerin telefonlarına okutma uygulamasını kurun; birkaç test davetiyesiyle deneme yapın.
- Etkinlik sonrası: Katılım raporunu alın, gerekiyorsa katılan velilere teşekkür e-postası ya da anket gönderin.
Velilerin Sık Karşılaştığı Durumlar
- Davetiyesini bulamayan veli: Kapıda ad ya da telefon numarasıyla kayıt aranır, giriş yapılır.
- Telefonu olmayan büyükanne ve büyükbabalar: Davetiye yazdırılıp getirilebilir; kâğıttaki QR kod da okutulur.
Wibilet ile Okul Etkinlikleri
Wibisoft'un geliştirdiği Wibilet; QR davetiye sistemi ile mezuniyet ve gösterilerde davetli yönetimini, online bilet satış sistemi ile ücretli etkinliklerde ödemeyi, eğitim yoklama sistemi ile seminer ve veli toplantılarında katılım takibini tek platformda sunar. Sistemin genel yapısını ve okul etkinliklerinde veli kaydının nasıl yapıldığını online bilet sistemi yazımızda anlattık.
Sık Sorulan Sorular
Misafir sayısı nasıl kontrol edilir?
Her misafir için ayrı kayıt ve ayrı QR kodlu davetiye oluştuğu için kimin kaç misafirle geleceği kayıt listesinde görünür; okul duyurduğu misafir hakkının aşılıp aşılmadığını buradan takip eder.
Ücretsiz okul etkinliklerinde de kullanılabilir mi?
Evet. Ücretsiz etkinliklerde de kapasite kontrolü, güvenli giriş ve katılım takibi için kullanılır.
Veliler uygulama indirmek zorunda mı?
Hayır. Kayıt tarayıcıdan yapılır, davetiye e-postayla gelir. Uygulama yalnızca kapıda okutma yapan görevliler için gereklidir.
Okulun logosu ve renkleri kullanılabilir mi?
Evet. Kayıt sayfası ve davetiye okulun logosu ve renkleriyle hazırlanır.
Okulunuzun etkinlikleri için online kayıt sistemini konuşmak isterseniz ücretsiz demo talep edebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.
