Kongre organizasyonu, fuardan farklı bir disiplin ister. Katılımcılar yalnızca kapıdan geçmez; erken kayıt indiriminden yararlanır, oturum seçer, bildiri gönderir, birden fazla güne katılır ve sonunda katılım belgesi bekler. Bu süreçlerin her biri ayrı bir tabloda ya da e-posta kutusunda yönetildiğinde organizasyon ekibinin zamanının büyük kısmı kontrol ve düzeltmeyle geçer. Bu rehberde bir kongre kayıt sistemini nasıl kuracağınızı adım adım anlatıyoruz.
Kongre Kayıt Sistemi Neleri Kapsamalı?
- Katılımcı türüne göre kayıt (üye, öğrenci, akademisyen, sektör temsilcisi, konuşmacı)
- Kayıt dönemine göre ücretlendirme (erken kayıt, normal kayıt, yerinde kayıt)
- Online ödeme ve fatura bilgilerinin alınması
- Oturum ve workshop seçimi
- Bildiri gönderimi ve hakem değerlendirmesi
- QR kodlu yaka kartı ve oturum girişlerinde yoklama
- Katılım belgelerinin otomatik hazırlanması
Adım Adım Kurulum
1. Katılımcı türlerini ve ücret tablosunu netleştirin
Her katılımcı türü için ücreti, erken kayıt son tarihini ve gerekirse belge istenecek grupları (örneğin öğrenci belgesi) baştan belirleyin. Ücret tablosu ne kadar net olursa kayıt formu o kadar sade olur.
2. Kayıt formunu ve ödemeyi birleştirin
Katılımcının formu doldurduğu sayfada ödemeyi de tamamlayabilmesi, "kayıt oldum ama ödeme yapmayı unuttum" durumlarını büyük ölçüde ortadan kaldırır. Ücretli kayıtlarda mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formunun onaylatılması yasal bir zorunluluktur.
3. Bildiri sürecini kayıtla bağlayın
Bildiri gönderen katılımcının kayıt durumunu ayrı bir listeden kontrol etmek yerine, bildiri ve kayıt aynı sistemde tutulduğunda kabul edilen bildirinin yazarının kayıt yaptırıp yaptırmadığı tek ekranda görünür. Hakemlerin değerlendirmeyi sistem üzerinden yapması da e-posta trafiğini azaltır.
4. Oturum girişlerinde yoklama alın
Kongre girişinde QR kodlu yaka kartı okutulur; paralel oturumlarda da aynı kod salon girişinde okutularak hangi katılımcının hangi oturuma katıldığı kaydedilir. Bu veri, kredilendirilen eğitimlerde ve sürekli eğitim puanı verilen kongrelerde zorunlu hale gelir. QR kodun nasıl çalıştığını QR kodlu bilet rehberimizde anlattık.
5. Katılım belgelerini otomatik hazırlayın
Kongre sonunda yüzlerce katılım belgesini tek tek hazırlamak yerine, yoklama verisine göre belgeler otomatik üretilip katılımcılara e-postayla gönderilebilir. Belgede katılımcının adı, kongrenin adı, tarihi ve gerekiyorsa katıldığı oturum süresi yer alır.
Kongre Günü Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Yerinde kayıt yaptıracak katılımcılar için ayrı bir masa ve ödeme imkânı bulundurun.
- Konuşmacı ve davetli girişini ayrı tutun; konuşmacıların kuyrukta beklememesi programın aksamaması için önemlidir.
- Salon kapasitesini anlık izleyin; dolan oturumlara katılımcı yönlendirmesini buna göre yapın.
- İnternet bağlantısını kongre salonunda önceden test edin.
Sık Yapılan Hatalar
- Kayıt, ödeme ve bildiri süreçlerini ayrı araçlarda yürütmek
- Erken kayıt bitiş tarihinden sonra ücreti elle güncellemeye çalışmak
- Oturum yoklamasını kâğıt imza listesiyle almak
- Katılım belgelerini kongreden haftalar sonra göndermek
Wibilet ile Kongre Kaydı
Wibisoft'un geliştirdiği Wibilet kongre kayıt sistemi; katılımcı türüne ve döneme göre ücretlendirmeyi, online ödemeyi, bildiri gönderimi ve hakem değerlendirmesini, QR kodlu yoklamayı ve katılım belgesi sistemini tek platformda birleştirir. Kongre ve bilimsel toplantılarda nasıl kullanıldığını online bilet sistemi yazımızda, uluslararası etkinliklerdeki performansını Wibilet başarı hikayesinde bulabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Erken kayıt indirimi nasıl uygulanır?
Erken kayıt ve normal kayıt için ayrı bilet türleri ve ücretler tanımlanır. Erken kayıt dönemi bittiğinde o bilet türü satıştan kaldırılır; katılımcılar normal kayıt ücretiyle devam eder.
Katılımcı birden fazla güne ya da oturuma kayıt olabilir mi?
Evet. Gün ve oturum seçimi kayıt formunda yapılır; yaka kartındaki QR kod her salon girişinde ayrı ayrı okutulur.
Katılım belgesi nasıl gönderilir?
Yoklama verisine göre belgeler otomatik hazırlanır ve kongre sonunda katılımcılara e-postayla gönderilir. Katılımcı belgesini ayrıca indirebilir.
Yabancı katılımcılar için form farklı dilde sunulabilir mi?
Evet. Kayıt formu ve e-postalar birden fazla dilde hazırlanabilir.
Kongreniz için kayıt sistemini konuşmak isterseniz ücretsiz demo talep edebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.
