Bir fuarın başarısı stantlarda ölçülür ama ilk sınav kapıda verilir. Açılış sabahı yüzlerce ziyaretçinin aynı anda geldiği, katılımcı firmaların kurulum için içeri girmeye çalıştığı ve basın mensuplarının akreditasyon beklediği bir girişte, kayıt ve giriş sistemi ya organizasyonu taşır ya da tıkar. Bu rehberde bir fuar için kayıt ve giriş sistemini nasıl kuracağınızı, organizatör gözüyle adım adım anlatıyoruz.
Fuar Kayıt ve Giriş Sistemi Ne İşe Yarar?
Fuar kayıt ve giriş sistemi; ziyaretçilerin önceden online kayıt olmasını, kendilerine özel QR kodlu davetiyeyi almasını ve fuar günü kapıdan saniyeler içinde geçmesini sağlayan yazılımdır. İyi kurulmuş bir sistem aynı zamanda katılımcı firmaların personel yaka kartlarını, VIP ve basın girişlerini, günlük ziyaretçi sayılarını ve fuar sonrası raporları da tek yerden yönetir.
Adım Adım Kurulum
1. Ziyaretçi profillerini belirleyin
Fuarınıza kimlerin geleceğini netleştirin: profesyonel ziyaretçi, öğrenci, basın, davetli alıcı, katılımcı firma personeli. Her grup için ayrı bilet türü ve gerekirse ayrı kayıt formu planlayın. Bu ayrım hem kapıda yönlendirmeyi hem de fuar sonrası raporlamayı kolaylaştırır.
2. Kayıt formunu sade tutun
Formdaki her ek alan kaydı tamamlamayanların sayısını artırır. Ad, soyad, e-posta, telefon, firma ve sektör çoğu fuar için yeterlidir. Uluslararası fuarlarda formu katılımcıların dilinde sunmak kayıt oranını belirgin şekilde yükseltir. KVKK aydınlatma metni ve açık rıza onayını unutmayın.
3. QR kodlu davetiyeyi otomatik gönderin
Kayıt tamamlandığı anda ziyaretçiye QR kodlu davetiye e-postayla gitmeli. Fuardan bir gün önce hatırlatma e-postası göndermek, gelmeyenlerin sayısını azaltır ve kapıda "davetiyemi bulamıyorum" diyenleri en aza indirir. QR kodlu biletin nasıl çalıştığını QR kodlu bilet rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
4. Kapı akışını planlayın
- Önceden kayıtlılar için hızlı şerit: QR kodunu okutup doğrudan geçenler.
- Yerinde kayıt noktası: Kayıt olmadan gelenlerin tablet ya da kiosk üzerinden birkaç saniyede kaydolduğu alan.
- Yaka kartı basımı: Okutma sonrası isim ve firma bilgisinin yer aldığı yaka kartının anında basıldığı nokta.
- Turnike ya da görevli kontrolü: Ziyaretçi sayısına göre turnike entegrasyonu ya da mobil uygulamayla okutma.
5. Katılımcı firmaları ayrı yönetin
Katılımcı firmaların personel bilgilerini kendi panellerinden girmesi, organizatörün tek tek yaka kartı hazırlama yükünü ortadan kaldırır. Kurulum ve söküm günlerinde yalnızca katılımcı yaka kartlarının geçerli olması, alan güvenliğini de sağlar.
6. Prova yapın
Fuardan birkaç gün önce test biletleriyle kayıttan girişe kadar bütün akışı deneyin: formu doldurun, e-postanın geldiğini görün, kodu okutun, yaka kartını basın. Kapıdaki cihazların ve internet bağlantısının fuar alanında çalıştığını yerinde kontrol edin.
Fuar Günü İzlemeniz Gereken Rakamlar
- Anlık içerideki ziyaretçi sayısı ve saatlik giriş grafiği
- Önceden kayıt olup gelenlerin oranı
- Ziyaretçi profillerine göre dağılım
- Kapıdaki ortalama bekleme süresi
Bu veriler fuar sırasında kapıya ek personel yönlendirmenize, fuar sonrasında da katılımcı firmalara somut ziyaretçi raporu sunmanıza yardımcı olur.
Sık Yapılan Hatalar
- Kayıt formunu fazla uzun tutmak
- Telefonu olmayan ya da davetiyesini bulamayan ziyaretçiler için kapıda çözüm bulundurmamak
- Katılımcı firma personelini ziyaretçilerle aynı kuyruğa sokmak
- Kapı alanındaki internet bağlantısını fuar gününden önce test etmemek
- Fuar sonrası verileri raporlamamak ve bir sonraki fuarda kullanmamak
Wibilet ile Fuar Kayıt ve Giriş
Wibisoft'un geliştirdiği Wibilet fuar ziyaretçi kayıt sistemi; çok dilli kayıt formlarını, QR kodlu davetiyeleri, yerinde kayıt ve yaka kartı basımını, katılımcı firma panelini ve turnike entegrasyonunu tek platformda birleştirir. Bugüne kadar Güzellik ve Bakım, ICCI, NADMEX ve Beton gibi fuarlarda kullanıldı; fuar sistemimizin genel yapısını online bilet sistemi yazımızda, uluslararası etkinliklerdeki performansını Wibilet başarı hikayesinde bulabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Fuar kayıt sistemi kurmak ne kadar sürer?
Hazır bir platformla kayıt formu, davetiye şablonu ve bilet türleri genellikle birkaç gün içinde yayına alınır. Turnike ve özel entegrasyonlar için süre ve kapsam ayrıca planlanır.
Ziyaretçiler fuar alanında kayıt olabilir mi?
Evet. Yerinde kayıt noktasında tablet ya da kiosk üzerinden kayıt yapılır, QR kod ve yaka kartı anında üretilir.
Katılımcı firmalar kendi personelini nasıl kaydeder?
Organizatörün verdiği kullanıcı adı ve şifreyle katılımcı paneline girip personel bilgilerini ekler; yaka kartları bu bilgilerle hazırlanır.
Ücretli fuarlarda bilet satışı da yapılabilir mi?
Evet. Online ödeme kayıt formuna entegre edilir; ödeme tamamlandığında bilet otomatik olarak gönderilir.
Fuarınız için kayıt ve giriş sistemini konuşmak isterseniz ücretsiz demo talep edebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.
